Uitgelogd
U bent succesvol uitgelogd.
De pro forma factuur is een onofficiële en voorlopige factuur. Het verstrekt de koper informatie over de te leveren producten en/of diensten. ‘Pro forma’ betekent in het Latijn ‘voor de vorm’.
Taalkundig zijn zowel pro forma als proforma gebruikelijk. Daarnaast gebruiken bedrijven factuur, offerte, nota of aflosnota. In het Engels gaat het om een proforma invoice.
Wanneer stuurt u een pro forma factuur?
Bedrijven sturen een pro forma factuur om verschillende redenen. We zetten de drie belangrijkste redenen hiervoor op een rij.
Na akkoord op de offerte
Een offerte beschrijft het aanbod, bijvoorbeeld om een product of dienst te leveren. Na akkoord daarop vraagt de klant eventueel om een pro forma factuur. Daarop staan de belangrijke bedrijfs- en betaalgegevens, bijvoorbeeld om een nieuwe leverancier in het administratieprogramma aan te maken. De nota volgt dus op de offerte, als volgende stap om voor elkaar aan de slag te gaan.
Voor een vooruitbetaling
Andere bedrijven gebruiken de factuur die ze pro forma sturen voor een vooruitbetaling. Ze vragen bijvoorbeeld om een aanbetaling voor een deel van de opdracht of om de volledige betaling op voorhand. Op deze factuur beschrijven ze dan de producten en/of diensten die ze zullen leveren, met daarbij de kosten en het uiteindelijke of gedeeltelijke factuurbedrag. Dit is gebruikelijk bij grote internationale transacties en (zakelijke) abonnementen.
Lees verder
Om informatie te verstrekken
De pro forma factuur biedt ten derde de mogelijkheid om informatie te verstrekken die de klant nodig heeft, bijvoorbeeld om vergunningen of inklaringsdocumenten aan te vragen. Deze nota of factuur verstrekt alle belangrijke (bedrijfs)gegevens, om die makkelijk over te nemen in de systemen of een aanvraag. De klant kan daarmee alvast aantonen wat er geïmporteerd of geëxporteerd gaat worden.
Wat is het verschil tussen een pro forma factuur, offerte en verkoopfactuur?
Een pro forma factuur verschilt op een aantal punten van een offerte en een verkoopfactuur.
Verschil pro forma factuur en offerte
De pro forma betekenis is anders dan die van een offerte. Het doel van de nota is namelijk anders. Een offerte sturen bedrijven om hun aanbod te presenteren en daarmee de klant te overtuigen. De offerte bestaat veelal uit een financieel voorstel met de kosten voor producten en/of diensten. Vaak is er sprake van een begeleidend geschreven document, dat precies uitlegt wat die diensten of producten inhouden en hoe de werkwijze zal zijn.
Zodra de klant akkoord gaat met de offerte volgt er eventueel een pro forma factuur. De klant is dan al akkoord, maar heeft aanvullende gegevens nodig. Of een bedrijf stuurt deze nota om een vooruitbetaling te vragen.
Er bestaat geen ‘pro forma offerte’. In plaats daarvan gaat het om een officiële offerte en eventueel een pro forma nota die daarop volgt.
Verschil pro forma factuur en verkoopfactuur
De pro forma factuur betekenis is anders dan die van een normale of reguliere factuur. Pro forma betekent ‘voor de vorm’, dus het is geen rechtsgeldig document. De klant verplicht zich tot niets, dus hoeft ook niet te betalen. De (verkoop)factuur vraagt pas officieel om de betaling.
Een pro forma factuur hoort niet thuis in de administratie. Dat geldt zowel voor het bedrijf dat de nota verstuurt als voor de klant die deze ontvangt. Dat betekent dat deze factuur voor de vorm geen rol speelt tijdens de btw-aangifte en dat het niet is toegestaan om het bedrag te boeken als openstaande schuld van klanten (debiteuren).
Gaat het om een pro forma nota voor een vooruitbetaling? Maak dan onderling afspraken over de betaling daarvan, zonder dat er al sprake is van een officiële (verkoop)factuur.
Welke eisen gelden er voor de pro forma factuur?
Door wat ‘pro forma’ betekent (‘voor de vorm’) is het geen officiële factuur en gelden dus ook niet de gebruikelijke factuureisen. Dat betekent bijvoorbeeld dat de Belastingdienst geen eisen stelt aan de gegevens op de nota. Bovendien maakt de nummering niet uit.
Het is niet toegestaan om de proforma factuur en de officiële factuur hetzelfde factuurnummer te geven, behalve als dit aansluit op de chronologische nummering van facturen.
Het is gebruikelijk om geen factuurnummer op de pro forma nota te vermelden.
De belangrijkste eis voor een pro forma factuur is dat duidelijk is dat het gaat om een pro forma nota. Geef dit er letterlijk op aan, om daar geen verwarring over te laten ontstaan.
Hoe maak ik een pro forma factuur?
Een pro forma factuur aanmaken is heel eenvoudig. Het gaat in principe om een factuur zoals u die altijd opstelt. Vermeld vervolgens letterlijk dat het om een pro forma document gaat. En verwijder bijvoorbeeld het factuurnummer of kies een fictief nummer. De pro forma nota kunt u vervolgens verwijderen uit de administratie, als die daar automatisch in terecht komt.
Vanwege de pro forma betekenis is het bij (grote) (internationale) leveringen of diensten gebruikelijk om het volgende te vermelden:
Informatie over verzending en eventuele export
Geef aan of het gaat om verkoop, een staal, reparatie (tijdelijke uitvoer), retour of een gift. Vermeld ook de transportwijze, dus via lucht, zee, weg of spoor, en het totaal aantal pakketten en brutogewicht daarvan.
Gedetailleerde kosten per item
Vermeld het geleverde met een omschrijving van de kleur, grootte, het modelnummer en andere relevante gegevens. Noem ook het aantal producten, de eenheidsprijs en de totale kosten. Tip: beschrijf het bovenstaande zo specifiek mogelijk, om afwijzing van de pro forma nota te voorkomen.
Garantie- en retourbeleid
Beschrijf in de factuurvoet extra informatie zoals het garantie- of retourbeleid.
Het boekhoudpakket dat voor u werkt
Zodra de app een betaling signaleert, krijgt u een pushnotificatie om de bijbehorende bon te scannen. Deze worden vervolgens automatisch gekoppeld en op de juiste manier verwerkt. Stel de pro forma nota eenvoudig op met Boekhouden van ABN AMRO.
Direct aanvragen Lees meer
Boekhouden van ABN AMRO aanvragen
Ik heb een zakelijke rekening bij ABN AMRO
U kunt direct inloggen en ons boekhoudpakket aanvragen.
Direct aanvragen
Ik heb nog geen zakelijke rekening bij ABN AMRO
U heeft een zakelijke rekening bij ABN AMRO nodig om ons boekhoudpakket aan te vragen. Vraag direct een zakelijke rekening aan en voeg Boekhouden van ABN AMRO tijdens de aanvraag eenvoudig toe aan uw pakket.
Zakelijke rekening aanvragen
Meer informatie
Wat moet er op een factuur staan? Wat zijn grootboekrekeningen? Moeten ondernemers btw over verzendkosten berekenen?
Boekhoudpakket direct aanvragen
Zzp'ers en freelancers Mkb
Gratis 3 maanden uitproberen